人生の悩み人間関係

仕事がスムーズに進む優先順位のつけ方はこう！おすすめのアプリも個人事業主の筆者が解説

「あ、タスクを後回しにして忘れていた。またギリギリの提出になってしまう」あなたはこのような経験をしたことはないでしょうか。これが生じると締め切りに追われるドキドキ感が常にかかりますし、状況によっては徹夜で体に負担をかけてしまうかもしれません。できれば仕事をしっかりと管理し、スムーズに業務を行いたいですよね。

実は、仕事の優先順位のつけ方を学ぶだけで仕事をスムーズに進めることが可能です。本記事では仕事の優先順位のつけ方を1から細かく解説しています。個人事業主として実際に試して効果があったものを記載していますので、ぜひ試してみてください。

この記事の目次

1から解説！優先順位のつけ方

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ここから仕事での優先順位のつけ方を1から細かく解説します。優先順のつけ方は順番も大切になっていますので、必ず順番通りに実行していきましょう。もし、途中までの方法をすでに用いているのであれば、それより先の項目に進んでください。最後まで完璧に身に着けることができれば仕事忘れは無くすことができています！

#1 与えられた仕事を全て紙・付箋に書きだす

まずは、与えられた仕事をすべて紙・付箋に書きだしてください。パソコンやスマートフォンのメモ帳アプリを利用することも可能ですが、できれば付箋への書き込みをおすすめします。付箋は貼り付けなどにより移動が可能なのでカスタマイズしやすいのです。初めは付箋で始めてみましょう。

ここで、書き込むものはとても細かい業務でも全て書き込んでください。枚数が非常に多くなってしまいますが、それで正しい書き込み方法です。付箋は100円均一などでも売っていますので、経済的負担はそこまでかからないかと思います。

#2 ノートを三冊購入し、付箋を必須業務、推奨業務、片手間業務に分類する

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次に100円均一などでノートを3冊購入してください。できるだけ大きいノート(A4サイズなど)がおすすめですが、もし無ければ売っているサイズで問題ありません。そして、タスクを書き込んだ付箋を、必ずしなければならない重要な業務（必須業務）、できればした方がいい業務（推奨業務）、時間があって暇な時にすればいい業務（片手間業務）に分けてください。それをそれぞれのノートに貼り付けましょう。

そうすることで、自分のタスクを冷静に振り返ることができ、優先順位が分かってきます。人によってはここまででも十分な優先順位の付け方となりますが、これだけでは忘れてしまう方は次からの項目も続けてください。

#3 それぞれのタスクに緊急度（締め切り日）ポイントを記入する

全てのタスクを書き終わったらそれぞれのタスクの締め切り日を確認しましょう。そして、締切日への近さを表すポイントを記入します。

このポイントの決め方は人それぞれですが、最初は一週間後（7日後）が期限であれば-7ポイント、一か月後（30日後）であれば-30ポイントと記入してください。このマイナスは後に意味が出てきます。自分でポイント設定をする際にもこちらのポイントにはマイナスがおすすめです。こちらのポイントをプラスにする場合は次の時間ポイントをマイナスにする必要があります。

#4 付箋にかかる時間ポイントを記入する

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次に、それぞれのタスクを終わらせるのにかかる時間を確認しましょう。そして、かかる時間が大きいほど高いポイントをつけ、すぐ終わる業務であれば低いポイントをつけてください。

こちらのポイントの付け方も人それぞれですが、つけ方を考えられないという方は先ほどと同様に一週間後（7日後）であれば7ポイント、一か月後（30日後）であれば30ポイントを付けましょう。先ほどはマイナスがついているのに対し、こちらにはついていません。もし、先ほどのポイントをプラスにした場合はマイナスにしておきましょう。